Com funciona la factura electrònica?
Emetre factures electròniques requereix el consentiment del destinatari i assegurar-ne l’autenticitat i l’origen mitjançant firma electrònica o altres mitjans vàlids. Properament, s’aprovarà un reglament que marcarà el termini perquè les empreses implementin obligatòriament la factura electrònica, tot i que ja es pot utilitzar.
Una factura electrònica ha de complir amb el reglament de facturació, respectant el seu contingut i la seva integritat, i complint els següents requisits:
Ha de ser emesa i rebuda per mitjans electrònics. Una factura emesa electrònicament però lliurada en paper no és una factura electrònica, però sí ho és una factura en paper escanejada i enviada per correu electrònic.
El destinatari ha de donar el seu consentiment exprés per rebre-la en aquest format, excepte en casos de facturació electrònica obligatòria (com en determinats contractes públics).
L’autenticitat i l’origen han de quedar garantits per un mitjà vàlid (per exemple, firma electrònica o intercanvi electrònic de dades).
El destinatari ha de prestar el seu consentiment per rebre factures electròniques (poden revocar-ho en qualsevol moment) i ha de disposar dels mitjans tecnològics necessaris per verificar la firma electrònica o els certificats utilitzats.
El contingut d’una factura electrònica és el mateix que el de qualsevol factura, però amb dues diferències importants: ha d’anar signada per algun dels mitjans esmentats per garantir-ne l’autenticitat i origen, i en les factures entre empreses i autònoms s’han d’acordar les especificacions tècniques perquè els respectius programes informàtics puguin llegir els documents intercanviats. També es pot pactar amb clients i proveïdors un contingut addicional per facilitar els processos interns del destinatari, com una identificació específica del document o la incorporació d’un codi QR amb informació addicional.
Finalment, el destinatari té obligacions, com conservar la factura durant el temps legalment establert, informar si l'accepta o rebutja (i en quina data) i notificar el pagament efectiu i la data en què s'ha realitzat.
